Quy trình kinh doanh BPM là gì? Theo một ý nghĩa nào đó thì BPM cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp. Tại sao? Nó cho phép các công ty tối đa hóa lợi nhuận và đạt được lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp khác. Sử dụng BPM giúp việc triển khai và phát triển các phần mềm ứng dụng được tùy chỉnh nhanh và dễ dàng hơn, đồng thời cho phép xử lý nhanh chóng với bất kỳ yêu cầu thay đổi nào về quy định trong công ty, của khách hàng và yêu cầu của thị trường.
Chính xác thì BPM có ý nghĩa gì? Theo định nghĩa chung, BPM là một hệ thống quy trình hỗ trợ công việc cần thiết để điều hành một công ty thành công. Bạn có thể đầu tư phần mềm BPM cho tất cả các bộ phận của doanh nghiệp, từ thiết kế, kiểm soát, ban hành và thậm chí phân tích hiệu suất và liên quan tới số liệu.
Các công ty sử dụng công nghệ BPM có thể giải quyết những khó khăn và nhận ra các cơ hội trong tương lai trước khi đối thủ cạnh tranh của họ làm. Không có nó, các doanh nghiệp không thể cạnh tranh trên thị trường hiện tại. Đây là lý do tại sao BPM là từ thông dụng mới nhất được đưa ra gần đây. Các doanh nghiệp đang cố gắng để đưa phần mềm BPM vào thực tiễn kinh doanh hàng ngày của họ.
1 – Những ví dụ về BPM
BPM chỉ đơn giản là một hướng dẫn giúp nhanh chóng triển khai các quy tắc để hoàn thành công việc. Doanh nghiệp càng có nhiều công việc, bộ phận càng cần đến BPM. Bạn có thể sử dụng các quy trình BPM cho bất kỳ dự án kinh doanh nào, trong bất kỳ bộ phận nào, ví dụ như sau đây:
* Mua sắm và tài chính
Để tối đa hóa lợi nhuận thì doanh nghiệp cần phải quản lý tài sản – tài chính đúng cách. Phần mềm BPM có thể quản lý và theo dõi chi phí, cũng như theo dõi nhà cung cấp và nhà thầu phụ. Công nghệ BPM cho phép bạn giám sát và điều phối các hoạt động quan trọng, chẳng hạn như lập hóa đơn và thanh toán, yêu cầu mua hàng, bồi hoàn, các khoản thu, phê duyệt ngân sách và thậm chí cả yêu cầu giải trí – nghỉ mát.
* Nguồn nhân lực
BPM giúp các phòng nhân sự theo dõi dữ liệu nhân viên dễ dàng, nhanh, nhất quán và hiệu quả hơn, chẳng hạn như đào tạo, nghỉ phép, tuyển dụng, đánh giá hiệu suất và quản lý giấy chứng nhận; từ đó đưa ra quyết định tốt nhất.
* Tiếp thị và bán hàng
Ứng dụng quy trình sẽ hỗ trợ các nhóm tiếp thị và bán hàng của doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Phần mềm BPM sắp xếp hợp lý các thủ tục trước bán hàng, đồng thời cho phép nhân viên trả lời nhanh chóng với các khách hàng tiềm năng, đáp ứng tốt về nhu cầu của khách hàng. Quy trình làm việc BPM cho bán hàng và tiếp thị bao gồm các chiến dịch quảng cáo, yêu cầu của khách hàng, xử lý việc chào bán và đề xuất, tung ra sản phẩm mới và quản lý quy trình bán hàng.
* Quan hệ khách hàng
Nhân viên giao dịch với khách hàng có thể sử dụng BPM để giải quyết các vấn đề hiệu quả và cung cấp cho khách hàng thông tin cập nhật và chính xác. Điều bắt buộc đối với phần mềm BPM là tích hợp thông suốt với các hệ thống bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ của công ty. Khi làm đúng, BPM có thể tự động hóa và tổ chức các hoạt động quan trọng, chẳng hạn như thu hút khách hàng mới, quản lý cuộc gọi dịch vụ, giải quyết than phiền, phê duyệt tài chính, quản lý công việc và tiến hành đánh giá thiếu tin cậy.
2 – Tính năng của BPM
Vậy, các doanh nghiệp sử dụng công nghệ BPM như thế nào?
Các công ty đầu tư phần mềm BPM và kết hợp các tính năng của nó vào thực tiễn quản lý của doanh nghiệp để sắp xếp hợp lý hoạt động kinh doanh – bằng cách thực hiện, giám sát và tự động hóa các quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối:
* Phân tích dữ liệu
Các công ty dựa vào những thông tin chính xác, đầy đủ và cập nhật nhất để đưa ra quyết định kinh doanh. Quyết định sẽ không tốt nếu thông tin dữ liệu đã lỗi thời. Phần mềm BPM lưu trữ dữ liệu ở một nơi, để công ty có thể đưa ra những quyết định tối ưu trong mọi trường hợp.
* Tự động hóa
Mỗi công ty có quy trình kinh doanh riêng để hoàn thành mục tiêu của họ, cho dù họ đang thực hiện các đơn đặt hàng, tìm nhà cung cấp chiến lược giữa các doanh nghiệp, hoặc chuỗi cung ứng. Các bước đã lỗi thời và công việc thủ công làm tốn thời gian và tiền bạc. BPM tự động hóa công việc để nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường giám sát, tăng trưởng, tuân thủ và rủi ro, đồng thời thúc đẩy sự gắn kết giữa nhân viên và khách hàng.
* Hệ thống quy tắc
Để đạt được tự động hóa phù hợp, một nền tảng BPM phải có thành phần cốt lõi là các quy tắc. Nó cần một hệ thống quy tắc động không chỉ để tự động hóa các quá trình lặp đi lặp lại, mà còn là các quy tắc phức tạp có nhiều biến. Quy tắc kinh doanh tạo thuận lợi cho quá trình tối ưu và thích hợp trong mọi trường hợp.
* Thiết bị di động
Công nghệ BPM phải truy cập được trên cả thiết bị di động và máy tính để bàn. Ngày nay, nhiều người sử dụng máy tính bảng và điện thoại thông minh của họ để truy cập thông tin hơn là họ làm máy tính để bàn. Để đạt được năng suất tối đa, các công ty phải sử dụng bất kỳ thiết bị nào, mà không làm giảm chức năng của BPM.
* Khả năng truy cập dữ liệu
BPM có thể lưu trữ dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây, sử dụng phần mềm BPM có thể cung cấp sự linh hoạt tối đa cho các công ty cần lưu trữ dữ liệu và quy trình phía sau tường lửa của họ. Việc tạo cho công nghệ BPM truy cập được trong bất cứ môi trường nào sẽ giúp bạn đáp ứng nhu cầu dữ liệu và quy trình duy nhất của mình.
* Bảo mật
Bảo mật là điều quan trọng nhất khi sử dụng phần mềm BPM thúc đẩy các quy trình cốt lõi của doanh nghiệp. Nó phải đủ an toàn để bảo vệ hoạt động và dữ liệu của doanh nghiệp khỏi tin tặc hoặc bất kỳ thảm họa nào có thể xảy ra.
Trong thế giới công nghệ thông tin ngày nay không thể có sự quá an toàn. Hầu như ngày nào cũng có tin tặc, vậy nên cần liên tục theo dõi và kiểm tra bảo mật hệ thống BPM
* Khả năng tương tác
Một trong những lợi ích BPM lớn nhất là khả năng tối đa hóa sự tương tác và chia sẻ thông tin giữa tất cả các nhân viên, cho phép họ cùng nhau đạt được các mục tiêu chung. Với phần mềm BPM phù hợp, họ có thể truy cập quy trình công việc ở một nơi, giống như một mạng xã hội.
3 – Lợi ích của BPM
Theo Forbes, lợi ích của BPM là thể hiện ra rất rõ ràng và cực kỳ có giá trị. Tăng doanh thu và giảm chi phí là một trong những yêu cầu, nhưng sự kết nối của các mục tiêu kinh doanh và công nghệ vẫn chưa từng có với bất kỳ nền tảng quản lý quy trình nào khác từ trước tới nay.
Phần mềm BPM cho phép các công ty thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng và thành công, đơn giản hóa khả năng xử lý các yêu cầu thay đổi, quản lý quy trình và thúc đẩy các dự án hoàn thành. Các công ty thuộc mọi quy mô có thể tận dụng năm lợi ích BPM sau đây:
* Hiệu quả chi phí
Để phát triển mạnh, các công ty vẫn phải tối đa hóa hiệu quả chi phí và lợi nhuận. BPM cho phép họ làm điều này, vì nó sắp xếp hợp tác kinh doanh và hoạt động, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, giảm rủi ro của công ty và cải thiện chất lượng sản phẩm.
khách hàng hài lòng
Khách hàng ngày nay thường yêu cầu càng ngày càng cao. BPM cho phép các công ty kết hợp công nghệ và con người để có được khách hàng mới, đồng thời làm hài lòng và giữ chân họ. Nó cung cấp cho mỗi khách hàng một yêu cầu bảo mật trong tài khoản của riêng họ, mở đường cho sự hợp tác liên tục trong thời gian thực với công ty.
* Tính linh hoạt và nhanh nhẹn
Nhờ có công nghệ BPM, các doanh nghiệp có thể đáp ứng các xu hướng mới trên thị trường. Hiện nay, người ta có nhu cầu rất lớn về về việc thay đổi, triển khai, thiết kế một cách nhanh chóng và dễ dàng đối với các công cụ cực kỳ linh hoạt.
Sự nhanh nhẹn trong kinh doanh thường kết hợp ba yếu tố sau:
Tự động hóa và tích hợp
Phần mềm BPM cung cấp các giải pháp hỗ trợ quản lý hồ sơ và quy trình kinh doanh tích hợp hoàn toàn với Quản lý dự án. Một cơ sở dữ liệu của công ty lớn độc lập có thể hiển thị toàn bộ, kiểm soát, phân tích theo thời gian và khả năng báo cáo.
Quản lý quy tắc
Quản lý công việc là hợp tác và linh hoạt hơn bao giờ hết. Để tuân thủ, giám sát và quản lý một cách đầy đủ, bắt buộc phải tuân thủ chặt chẽ các quy tắc. BPM cho phép các công ty cấu hình các quy tắc, nếu cần, cho từng dự án, chức năng hoặc bộ phận.
Quản lý quy trình
Một trong những lợi ích hữu ích nhất của BPM là khả năng tùy chỉnh và tái sử dụng quy trình công việc – bất cứ thời gian và địa điểm nào bạn cần. Loại quản lý quy trình này là vô giá cho sản xuất và phối hợp.
* Nhân viên hạnh phúc
Phần thưởng, môi trường làm việc thoải mái có thể tăng hiệu suất và năng suất của nhân viên một cách đáng kể. Các công ty luôn tìm cách động viên và khen thưởng nhân viên. BPM cung cấp các quy trình để giúp động viên các chuyên gia, dẫn đến tăng cường hợp tác và tập trung làm việc. Các nhân viên có thể truy cập thông tin ở một vị trí và người quản lý có thể theo dõi dễ dàng.
* Sự tuân thủ được cải thiện
Các thay đổi luật pháp và các yếu tố khác sẽ khiến cho các doanh nghiệp bắt buộc phải có một hệ thống linh hoạt để xử lý. Nếu họ không làm như vậy, chi phí báo cáo và lỗi có thể tăng vọt và không lường trước được.
Nếu dùng hệ thống BPM, các doanh nghiệp có thể tích hợp sự tuân thủ vào các hoạt động kinh doanh hàng ngày.
BPM là việc làm liên tục để cải thiện hoạt động của công ty, chứ không phải một sản phẩm thực tế. Phải mất thời gian, công sức và đầu tư. Phần mềm BPM giúp các doanh nghiệp với bất kỳ và tất cả các nỗ lực kinh doanh của họ, sử dụng một số công cụ và áp dụng để tạo ra một giải pháp tùy chỉnh cho công ty sử dụng nó. Các tổ chức có thể chọn phần mềm từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để tích hợp và sắp xếp các mục tiêu BPM của họ vào các hoạt động hàng ngày.
Tác giả: Skorobogatova
Biên dịch: Minh Minh
Link gốc Bitrix24.com
Comments are closed.