Tại sao chúng ta cần phần mềm Bitrix24, Giám đốc công nghệ Ilya Kuklin và Giám đốc Tiếp thị Maxim Kolpakov đã chia sẻ cách họ triển khai Bitrix24 tại công ty xây dựng RNR. Những lợi ích & hiệu quả khi sử dụng phần mềm trong việc triển khai quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp.
Công ty chúng tôi có mặt trên thị trường từ năm 2001. Chúng tôi là công ty đầu tiên đưa công nghệ Canada xây dựng nhà khung I-beam đến Nga. Người ta sử dụng công nghệ này để tạo và điều chỉnh trên máy tính các phần chính của ngôi nhà, sau đó nhóm xây dựng lắp ráp nhà như một nhà xây dựng Lego trên trang web.
Chúng tôi sử dụng ba công nghệ khác nhau để xây dựng nhà ở: khung I-beam, gỗ bệ và bê tông cốt thép. Hầu hết khách hàng của chúng tôi thích hai loại nhà: từ 150 đến 200 m2 và hơn 200 m2. Trong mùa xây dựng, chúng tôi xây bốn năm chục ngôi nhà, và chúng tôi đang có kế hoạch xây nhiều hơn nữa. Nhưng muốn tăng trưởng trong tương lai, thì phải phát triển các quy trình kinh doanh hiệu quả.
Ngành xây dựng (do sự phức tạp về công nghệ và thời gian xây dựng lâu dài) chậm chạp so với các ngành khác (ví dụ: bán lẻ, hậu cần). Ngày nay, việc xây dựng xong một căn nhà chậm hơn kế hoạch vài tháng là một thực tế phổ biến.
Theo xu hướng chung, để tăng tốc độ xây dựng (ví dụ, Uber phục vụ taxi trong 3–5 phút), khách hàng yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn và minh bạch hơn về tài chính. Do vậy chúng tôi phải tính đến việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh
Ilya Kuklin
Giám đốc công nghệ Ilya Kuklin
Tại một thời điểm nào đó, chúng tôi nhận ra rằng nếu không minh bạch và tự động hóa, chúng tôi sẽ không phát triển được. Chúng tôi liên tục bị lỗ, trì hoãn thời gian thi công và mất khách hàng, nhưng một sự tình cờ đã đẩy chúng tôi triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp.
Do lỗi của một người quản đốc, chúng tôi đã mất 30% lợi nhuận từ một dự án xây dựng. Khi bắt đầu xây, thợ xây đã mắc sai lầm khi lắp đặt vật liệu cách nhiệt. Lỗi này được phát hiện sau và không thể tìm ra lý do. Các tài liệu thì lưu trữ phân tán: nhiều thư mục trên ổ cứng và trong đám mây, tệp Word và tài liệu Google, thảo luận qua email và Whats App. Tìm nguyên nhân lỗi là điều không thể. Cũng không dễ gì thay người quản đốc giữa mùa xây dựng. Vì vậy, ông bị khiển trách nhưng vẫn tiếp tục làm việc cho công ty. Sai lầm của ông khiến chúng tôi tốn hơn 400.000 rúp (~ 7.000 đô la) và chúng tôi phải rút lợi nhuận để hoàn trả số tiền này.
Sau sự kiện này, chúng tôi nhận ra rằng không thể tiếp tục kinh doanh theo cách này. Chúng tôi cần theo dõi tất cả các quy trình, các công việc ở từng giai đoạn. Chúng tôi cần xác định lỗi ngay từ đầu để khi sửa chữa chúng không tốn hàng ngàn rúp. Hơn nữa, chúng tôi muốn đảm bảo rằng vốn ban đầu được chi tiêu theo kế hoạch và không bị đội lên (một thực tế phổ biến trong ngành xây dựng).
Vì vậy, chúng tôi bắt đầu tìm kiếm giải pháp phù hợp giữa các dịch vụ trực tuyến. Trước hết, chúng tôi mô hình hóa một hệ thống lý tưởng có thể giải quyết tất cả các vấn đề. Chúng tôi tập hợp một danh sách khá dài khoảng 20 yêu cầu, trong đó 3 yếu tố chính là tính linh hoạt, tính di động và khả năng tạo ra các tình huống sử dụng riêng.
Hóa ra là không có nhiều dịch vụ SaaS phù hợp với chúng tôi trên thị trường. Về cơ bản, chúng tôi đã được cung cấp “hậu hĩnh” các giải pháp mà không có ứng dụng cho máy tính bảng và điện thoại, với giá 3 triệu rúp (50.000 USD). Chúng tôi không sẵn sàng trả số tiền này ngay, vì xét thấy giải pháp đó có thể mang lại những rủi ro trong công việc. Cuối cùng, chúng tôi đã chọn Bitrix24 vì nó cung cấp rất nhiều tùy biến và khả năng làm việc trong đám mây cũng như trên các thiết bị di động. Bitrix24 thực sự được gọi là một loại “dao Thụy Sĩ” trong số các hệ thống quản lý kinh doanh. Đó là một công cụ có khả năng tinh chỉnh rất lớn, đặc biệt nếu bạn sử dụng chúng một cách chính xác
Ilya Kuklin
Giám đốc công nghệ Ilya Kuklin
Tại sao chúng ta cần phần mềm Bitrix24?
Xây dựng là một trong những ngành công nghiệp tối thượng. Không chỉ tiền có xu hướng “biến mất” trong quá trình mua sắm, mà bản thân các quy trình kinh doanh cũng khá phức tạp và khó hiểu. Nhiều công đoạn cần làm ngay và tại chỗ. Hơn nữa, công việc phụ thuộc nhiều vào các yếu tố bên ngoài, ví dụ:
- Dự báo thời tiết cho một ngày cụ thể
- Loại đường (đường nhựa hoặc đường đất)
- Độ tin cậy của nhà cung cấp
- Chất lượng vật liệu xây dựng
Nhiều yếu tố phát sinh có ảnh hưởng đến việc xây một ngôi nhà. Mỗi ngôi nhà đòi hỏi hàng nghìn mặt hàng xây dựng từ hàng trăm nhà cung cấp. Bản thân việc xây một ngôi nhà có thể chia thành 30 giai đoạn riêng biệt. Mỗi giai đoạn liên quan đến 50-60 công việc, được thực hiện bởi một nhóm gồm 12–15 người (ví dụ, một kỹ sư, một kiến trúc sư, một quản đốc, một nhà cung cấp). Tổng cộng, bạn phải thực hiện 1.500–1.800 công việc và viết hơn 500 tài liệu hỗ trợ để xây… chỉ có một ngôi nhà.
Khi 40-50 căn nhà đang được xây đồng thời, khoảng 75.000 công việc phải hoàn thành trong một mùa xây dựng (tháng 5 đến tháng 10).
Tất cả các quy trình phải được kiểm soát: mua vật liệu với chất lượng và giá tốt nhất, phân phối an toàn và đúng thời hạn, thanh toán hóa đơn, theo dõi thời gian và tuân thủ công nghệ… Tai nạn cũng có thể xảy ra.
Đây là một ví dụ đơn giản: Chúng tôi đang chờ mặt hàng khung cửa sổ từ nhà cung cấp đã là bạn hàng lâu năm. Chủ hàng nói rằng đã cho xe tải chở khung cửa sổ đi rồi. Sau hai giờ, anh ta gọi lại rằng chiếc xe tải chở khung cửa sổ bị hỏng, chúng tôi phải đợi xe khác. Thời gian trôi qua, và chẳng có xe tải nào đến cả. . .
Cuối cùng, chúng tôi phát hiện ra chiếc xe tải không đi đâu cả, nhà cung cấp không có thời gian để xử lý đơn hàng của chúng tôi và đang cố gắng câu giờ.
Ilya Kuklin
Giám đốc công nghệ Ilya Kuklin
Tình trạng này không phải là ngoại lệ, nhưng khó mà dự đoán tất cả các trường hợp khẩn cấp, đó là lý do bạn cần một công cụ dự đoán thời gian xây dựng, theo dõi sự chậm trễ và tìm nguyên nhân thất bại để đáp ứng ngày bàn giao công trình.
Khi người quản đốc (cái người có lỗi làm thiệt hại 400.000 rúp nói trên) phát hiện ra rằng chúng tôi sẽ dùng Bitrix24, anh ta đã bị sốc: “Ông sẽ kiểm soát mọi hành động của tôi? Ông sẽ biết chính xác tôi đang ở đâu và công việc nào tôi đang hoàn thiện? ”. Sau đó, anh ta đã gửi đơn từ chức.
Bitrix24 chưa được triển khai, nhưng chúng tôi biết rằng chúng tôi sẽ có lợi trong tương lai.
Tại sao chúng ta cần phần mềm?: Các bước thực hiện
- Trong Bitrix24, chúng tôi lập trình tất cả các công việc (1500 – 1800) phải được hoàn thành để xây dựng một ngôi nhà. Người thi công và người chịu trách nhiệm được giao từng việc. Quan trọng nhất, chúng tôi kết hợp các công việc này thành một thuật toán duy nhất.
Ví dụ, trong Bitrix24, kiến trúc sư đánh dấu việc ‘Chuẩn bị khái niệm kiến trúc’ là ‘Đã hoàn thành’. Sau đó, Bitrix24 tự động tạo công việc ‘Kiểm tra khái niệm kiến trúc’ rồi gán nó cho kỹ sư và kế toán trưởng . Khi cả kỹ sư và kế toán trưởng hoàn thành công việc kiểm tra, thì Bitrix24 tạo tiếp công việc: ‘Nhận được phê duyệt từ khách hàng’. Theo thuật toán đã cho, tất cả 1.800 công việc được tạo ra lần lượt. Mỗi nhân viên tại mọi thời điểm đều biết ngày nào họ cần hoàn thành viêc nào! Người lao động không phải suy nghĩ công việc tiếp theo là gì? Tôi nên làm gì bây giờ? Họ chỉ nhìn vào Bitrix24 và thực hiện các việc đã được tạo ra cho họ
Ilya Kuklin
Giám đốc công nghệ Ilya Kuklin
Chúng tôi đặt hạn chót cho mỗi việc và nếu không hoàn thành đúng thời hạn sẽ được thông báo tới tất cả các bên liên quan. Chúng tôi có ước tính gần đúng về thời điểm hoàn thành mỗi giai đoạn xây dựng (ví dụ: lấp đầy nền móng, dựng xong các bức tường, lắp xong mái nhà). Nếu một giai đoạn bị trễ, hệ thống sẽ tự động tính toán lại khung thời gian cho tất cả các bước tiếp theo.
- Chúng tôi thích các công cụ sàng lọc của Bitrix24 và sử dụng chúng để theo dõi các công việc và công việc quá hạn của mỗi nhân viên. Chúng tôi cũng có thể theo dõi sự chậm trễ của các địa điểm xây dựng cụ thể, hoặc sự chậm trễ từ phía nhà cung cấp.
Một mặt, công cụ này giúp tập trung vào việc ngăn chặn sự chậm trễ. Mặt khác, giúp chúng tôi phân tích nguyên nhân chậm trễ và điều chỉnh các quy trình kinh doanh.
- Chúng tôi cũng kiểm soát trực tiếp quá trình xây dựng trong hệ thống. Các vị quản đốc có nghĩa vụ tải lên hình ảnh và video từ công trường để các kỹ sư biết những gì đang diễn ra. Bây giờ, do có thể kiểm soát từ xa nên việc chúng tôi trực tiếp đến khu vực xây dựng giảm 2 – 3 lần.
- Quá trình thanh toán đã được đơn giản hóa. Chúng tôi nhận được chín loại thanh toán khác nhau từ khách hàng của mình. Ví dụ:
- Thanh toán trong vòng 30 ngày sau khi ký hợp đồng
- Thanh toán trước khi bắt đầu giai đoạn
- Thanh toán sau khi xây dựng tường trên tầng hai
- Thanh toán cuối cùng sau khi hoàn thành một giai đoạn nào đó.
Còn năm loại thanh toán khác nữa.
Giả sử chúng tôi xây dựng 40-50 căn nhà cùng một lúc, thì mỗi tháng thực hiện khoảng 100–120 khoản thanh toán nên rất khó để theo dõi tất cả. Bây giờ mọi thứ đều tự động. Ví dụ: khi các bức tường tầng hai được xây xong và quản đốc đánh dấu việc này là “Đã hoàn thành”, thông tin này tự động được chuyển đến kế toán để lập hoá đơn cho khách hàng.
- Chúng tôi lưu trữ tất cả dữ liệu mới nhất trong đám mây. Một dự án nhà ở có thể thay đổi nhiều lần,
và tất cả nhân viên nên truy cập ngay vào thư mục tài liệu dự án phiên bản mới nhất – nơi mỗi công việc đều được kết nối tự động đến.
Khi một công trình xây dựng mới được thêm vào hệ thống, một thư mục cho mỗi giai đoạn (với cấu trúc thư mục con được xác định trước) sẽ tự động được tạo bên trong ổ lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây, làm cho mọi hoạt động dễ dàng hơn và lưu giữ toàn bộ tài liệu theo thứ tự.
Tại sao chúng ta cần phần mềm?: Kết quả thực hiện Bitrix24
Quá trình thực hiện Bitrix24 mất khoảng chín tháng (và tiếp tục cho đến ngày nay). Chúng tôi thuê một chuyên gia toàn thời gian chịu trách nhiệm thực hiện để điều chỉnh hệ thống cho các quy trình kinh doanh, nhưng tất cả nhân viên chủ chốt của công ty (kỹ sư, kiến trúc sư, giám đốc xây dựng, quản đốc) đều tham gia. Chi phí thực hiện hai triệu rúp (~ 34.000 đô la), với 100.000 rúp chi cho giấy phép dịch vụ. Phần còn lại được trả cho chuyên gia nói trên.
Tôi đã có thể nói rằng nhờ Bitrix24, chúng tôi tiết kiệm khoảng 150.000 – 200.000 rúp một tháng (2.500 – 3.500 đô la). Trước hết, chúng tôi đã giảm thiểu số lần chậm trễ. Thứ hai, chúng tôi tiết kiệm tiền bằng cách giảm số lỗi. Trong xây dựng, rất dễ bị mất 10.000–20.000 rúp chi phí phát sinh ở mỗi giai đoạn cho mỗi công trình. Nhờ tự động hóa, chúng tôi đã giảm các chi phí này ít nhất hai lần.
Lợi ích chính không hẳn là giảm chi phí. Ưu điểm chính của tự động hóa là nó cho phép chúng tôi mở rộng quy mô kinh doanh, đáp ứng thời hạn và nâng cao chất lượng xây dựng. Nếu chúng tôi cố gắng xây 100 ngôi nhà mỗi năm mà không có Bitrix24, thì đơn giản là không thể làm được.
Nhiều công ty ngoại tuyến đang chống lại thay đổi và muốn làm mọi việc theo cách cũ, nhưng tôi chắc chắn rằng các công ty này không có tương lai.
Biên dịch: Minh Minh
Nguồn: Bitrix24
