Từ một góc nhìn khác, công ty là một thực thể, cần một cơ chế vận hành bình ổn – thậm chí nếu phân chia tốt các phần việc, các chức năng tổng thể của công ty thì mọi việc sẽ được thể hiện một cách hiệu quả.
Xung đột giữa các bộ phận hoặc trùng chéo chức năng là không thể tránh khỏi. Ở các công ty lớn hơn, mối quan hệ giữa các bộ phận căng thẳng hơn, phần nào làm cản trở tăng trưởng của công ty.
Trong bài viết này, chúng tôi nêu các nguyên nhân phổ biến nhất của các xung đột nội bộ để giúp ngăn chặn chúng.
1 – Phá vỡ rào cản hệ thống
Khi hê thống điều hành doanh nghiệp không thích hợp, thêm nữa việc kết nối giữa các thành viên với nhau không tốt, có thể tạo ra những rào cản làm ngăn cản hiệu quả của cộng tác nhóm. Các mục tiêu trên thị trường, vai trò từng khâu, phòng ban không rõ ràng, hoặc các quy trình kinh doanh đã thiết lập bị phá vỡ là những ví dụ điển hình về các rào cản hệ thống có thể xảy ra.
Một quy trình kinh doanh thường được lập ra và triển khai một loạt các hoạt động có định hướng để hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Quy trình kinh doanh liên quan đến nhiều người hoặc nhiều phòng ban nên hiển nhiên sẽ gặp những khó khăn. Ví dụ: Bộ phận thiết kế không đúng giờ dẫn đến cả nhóm không đáp ứng được yêu cầu về thời hạn, không đưa ra được các bản cập nhật cần thiết, do vậy doanh số của công ty giảm hoặc mất một hợp đồng lớn do sai lầm không đáng có. Theo bài báo tại trang Entrepreneur.com, những sai lầm trong quy trình kinh doanh làm giảm tinh thần nhóm làm việc đến 59,5%, thời hạn bị trễ 53,7%, khách hàng không hài lòng 42,6% và giảm doanh thu 36,3%.
Giải pháp
Quy trình kinh doanh không thành công thường xuất phát từ lao động không hiệu quả hoặc nguồn lực khan hiếm. Nhưng không dễ để biết chính xác nguyên nhân quy trình kinh doanh chậm ở khâu nào. Một phần mềm Quản lý quy trình nghiệp vụ kinh doanh (BPM) thích hợp có thể giúp bạn nhận ra các nút cổ chai và loại bỏ chúng.
2 – Chống lại tầm nhìn hẹp
Khi bạn làm việc trong một startup với 2-3 đồng nghiệp hay một doanh nghiệp với quy mô nhỏ, bạn sẽ biết rõ vai trò và chức năng của từng người. Nhưng khi quy mô doanh nghiệp càng có nhiều người làm việc cùng, bạn càng mơ hồ về trách nhiệm thực sự của mỗi người. Quá nhiều phòng ban, quá nhiều người … Nhân viên không nhận thức được hoạt động tổng thể, việc quản lý ngày càng trở nên phức tạp.
Tựu trung lại, nó tạo ra tâm lý silo – mỗi bộ phận chỉ biết vai trò riêng của họ trong công ty, nhưng miễn cưỡng chia sẻ thông tin với các phòng ban khác hoặc không thực sự sẵn sàng lắng nghe ý kiến về cách cải thiện.
Kết quả là, giao dịch của toàn bộ công ty bị đình trệ, nhân viên không biết đồng nghiệp của họ ở phòng ban nào, và một công việc thực hiện hết bao nhiêu thời gian.
Giải pháp
Khó mà thay đổi ranh giới sự xung đột giữa các phòng ban. Bên cạnh các chiến lược chung để duy trì công việc, thì kế hoạch nhân sự là cần thiết, chẳng hạn như đào tạo chéo, luân chuyển nhân viên hoặc luân chuyển công việc.
Đào tạo chéo cung cấp cho nhân viên khả năng học các kỹ năng mới ngoài nhiệm vụ thông thường của họ, cải thiện tinh thần, tăng tính linh hoạt và năng suất lao động. Đào tạo chéo cho phép nhóm của bạn thấy được các khía cạnh của công việc mà đồng nghiệp đang làm và những khó khăn họ phải đối diện hàng ngày. Trong công việc, đòi hỏi nhân viên trong mỗi phòng ban cần có iệu quả thực tế, nó sẽ thể hiện qua hiệu quả công việc & kỹ năng nghề nghiệp. Luân chuyển công việc là phương pháp được một số công ty sử dụng để giữ cho nhân viên của họ có động cơ thúc đẩy học các kỹ năng mới và nhận thức công việc tổng thể tốt hơn. Tựu trung lại, những kỹ thuật này giúp nhân viên xóa nhòa ranh giới giữa các bộ phận và cải thiện sự cộng tác trong công ty.
3 – Cải thiện các mối quan hệ cá nhân
Cho dù quy trình kinh doanh của công ty tốt đến mấy nhưng nhân viên không ưa nhau thì sự hợp tác cũng không hiệu quả. Rất khó để kiểm soát các mối quan hệ cá nhân trong một nhóm. Tuy nhiên, công ty có thể tạo điều kiện giao tiếp làm cho nhân viên của công ty “dễ thương hơn”.
Giải pháp
Ngoài các rào cản hệ thống, có những rào cản thực thể ngăn cản sự hợp tác trong nhóm. Công ty nên có một không gian để giúp nhân viên tăng cường giao tiếp mà không làm phiền đồng nghiệp. Đáng ngạc nhiên, ngoài sự cải thiện sức khỏe và thư giãn, những không gian này có thể giúp tăng năng suất và sáng tạo, các nhân viên có cơ hội làm quen, trao đổi chuyên môn và sẵn sàng cộng tác với nhau. nơi này cũng rất hữu ích cho việc xây dựng nhóm cộng tác và khuyến khích nhân viên giao tiếp ngoài giờ làm việc.
Cuối cùng, quan trọng hơn, mỗi khi tuyển dụng thêm người mới cần để ý đến văn hóa công ty, nên chia sẻ giá trị của công ty với thành viên mới và giúp họ hòa nhập với các nhân viên đang làm việc.
Xây dựng mối quan hệ khăng khít giữa các phòng ban cần có thời gian và công sức. Nhưng một khi đạt được nó, những nỗ lực này sẽ được thể hiện bằng sự hợp tác tốt, hiệu quả cao hơn và quá trình kinh doanh suôn sẻ hơn.
Tác giả: Yuliya Skorobogatova
Biên dịch: Minh Minh
Trang gốc Bitrix24.com
Comments are closed.