Phương pháp quản lý công việc hiệu quả – bảng KanBan

Việc nâng cao hiệu quả trong hoạt động doanh nghiệp đang ngày càng cần đưa những phương pháp quản lý công việc hiệu quả và đơn giản vào trong quy trình xử lý công việc. Phương pháp quản lý công việc – bảng KanBan, một phương pháp hiệu quả được phát triển & áp dụng từ cuối những năm 1940 đã được Bitrix24 đưa vào sử dụng trong phần mềm của mình. Vậy Kanban là gì? hiệu quả ra sao? mời các bạn đọc bài viết dưới đây sẽ tìm được câu trả lời này.

1. Kanban là gì?

Bạn có thể làm nhiều việc một lúc mà vẫn hiệu quả không? Khả năng làm nhiều việc cùng một lúc khiến bộ não của bạn hao tổn năng lượng để tập trung chú ý nhiều hơn, chuyển qua lại giữa các công việc trở nên khó khăn hơn, và nói chung là… ảo tưởng rằng mình giỏi hơn.

Người ta đã phát triển một số hệ thống, công cụ để giúp chúng ta chuyển công việc bất kỳ thành những đầu việc nhỏ hơn trong một núi những công việc hàng ngày, có nghĩa là: chẻ nhỏ công việc để có thể giải quyết nhanh gọn, hiệu quả khi chúng ta đang bị quá tải.

Một trong số công cụ đó gọi là “Bảng Kanban cá nhân”.

Kanban có thể được coi là mô hình quản trị riêng, dịch từ tiếng Nhật có nghĩa là “bảng thông tin”, trong thuật ngữ chuyên môn kinh tế thì nên hiểu là “Phương pháp quản lý Kanban ” (Kanban method ). Đây là một thuật ngữ bắt nguồn và phát triển từ cuối những năm 1940 của công ty chế tạo xe hơi Toyota – nơi có phương thức quản lý xí nghiệp thông minh, tạo đòn bẩy phát triển kinh tế và là tiêu chuẩn quản lý của các tập đoàn sản xuất lớn của Nhật hiện tại. Kanban là công cụ kiểm soát sản xuất giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất lao động và sắp xếp thời gian để hoàn thành công việc nhẹ nhàng, chính xác và hiệu quả nhất.

1. Cấu tạo của bảng Kanban:

Hình 1. Minh họa một bảng Kanban đơn giản

Đây là hình ảnh cơ bản và đơn giản nhất của bảng Kanban. Nhìn có vẻ đơn giản, có thể có nhiều trong số các bạn không tin nó, thậm chí coi thường nó. Nhưng các bạn thử đưa vào sử dụng sẽ thấy hiệu quả vô cùng! Công cụ này áp dụng tốt với mọi loại công việc và mọi đối tượng, cho dù bạn là một người độc thân, một chủ gia đình hay chủ một doanh nghiệp lớn. Sử dung bảng Kanban trong kiểm soát công việc, các kế hoạch đã xây dựng hầu như sẽ thực hiện hoàn thành 100%.

Nguyên lý hoạt động của bảng Kanban:

Bốn nguyên lý của bảng Kanban là:

Quan sát trực tiếp công việc

Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc: cần làm, đang làm, hoàn thành. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng.

Chúng ta có thể dùng một bảng vật lý với giấy màu, ghim nhọn, cúc nam châm để đánh dấu những việc theo mức độ quan trọng hay cần thiết. Hoặc có thể dùng một phần mềm hỗ trợ Kanban như Trello.

Giới hạn công việc đang làm (Limit WIP – Limit Work In Progress)

Số lượng công việc đang được làm đồng thời ở mỗi trạng thái cần được giới hạn. Nguyên lý này giúp giới hạn những việc chưa hoàn thành, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua hệ thống Kanban. Nguyên lý giới hạn WIP còn giúp bạn làm việc tập trung, tránh lãng phí do phải chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau.

Tập trung vào luồng làm việc

Việc áp dụng nguyên lý giới hạn WIP và định hướng công việc giúp bạn tối ưu hóa hệ thống Kanban để cải tiến luồng làm việc được vận hành trơn tru.

Cải tiến liên tục

Bạn đo mức độ hiệu quả bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian làm sản phẩm, v.v… , từ đó có những phân tích, thử nghiệm để thay đổi nhằm tăng tính hiệu quả làm việc.

Cách sử dụng bảng Kanban:

Đối với loại bảng đơn như hình 1:

Bạn liệt kê MỖI công việc cần làm lên MỘT tờ giấy note, dùng màu giấy khác nhau để tự quy định mức độ quan trọng hay cần thiết của từng công việc, dán hoặc ghim vào cột “cần làm”, động tác này giúp bạn kiểm soát xem còn sót hay quên việc nào không, có cần thuê người, thêm bớt vật tư…, hoặc thay đổi gì trong công việc không.

Bạn nhấc tờ giấy note có ghi việc cần làm trước tiên (tạm gọi là “việc 1”) từ cột “cần làm” sang cột “đang làm” và bắt đầu thực hiện.

Khi “việc 1” xong, bạn kiểm tra thực tế để chắc chắn không còn sai sót, bạn nhấc tờ giấy note “việc 1” từ cột “đang làm” dán sang cột “hoàn thành”.

Tiếp tục làm như vậy với “việc 2” và các việc tiếp theo. Bạn có thể đồng thời nhấc một số tờ notes của vài ba việc từ cột “cần làm” sang cột “đang làm” và dán ở các vị trí khác nhau theo mức độ cần thiết, hoặc khi các việc đó cần làm song song.

Trong trường hợp cần thời gian dài cho mỗi việc thì bảng Kanban là công cụ đắc lực để giúp người làm việc, người giám sát cũng như người quản lý biết việc đó đang được thực hiện, đồng thời có kế hoạch điều hành các khâu liên quan để toàn bộ hệ thống được vận hành thông suốt trong doanh nghiệp.

Theo Benson, cột chính giữa “đang làm” luôn luôn quan trọng nhất, và không bao giờ được chứa quá ba đầu việc. Hầu hết chúng ta có ít nhất hai công việc ưu tiên cạnh tranh tại một thời điểm, trong khi một nhiệm vụ thứ ba có thể thụ động hơn. (Ví dụ bạn đang làm việc với hai dự án ở nhà trong khi đang giặt quần áo). Mặt khác, gom quá ba mục vào cột “đang làm”, có nghĩa là bạn đang gây áp lực vào não làm não vận hành chậm lại, và có thể không kết thúc việc nào ra hồn (hiệu ứng Zeigarnik).

Đối với cột “hoàn thành”, các nghiên cứu cho thấy chúng ta chỉ việc nói từ “Xong!” là hưởng lợi một chút dopamine tiết ra từ não. Benson, tác giả chính của cuốn sách “Personal Kanban” (bảng Kanban cá nhân, hoặc bảng Kanban đơn), cho rằng “Hành động hoàn thành chính là một sự tự khẳng định bản thân”. Nhưng “xong” không phải đã là hết, với một số đánh dấu hoặc phân loại phụ, cột này có thể cung cấp nhiều hiểu biết hữu ích cho bản ghi nhớ công việc của bạn.

Benson và cộng sự đã đưa ra các ma trận để xếp hạng các mục mà bạn thích nhất, ít thích nhất, làm cho qua, cảm thấy khó kiểm soát, v.v… Họ đảm bảo, sau một thời gian, một vài điểm chung sẽ xuất hiện. Bạn sẽ nhìn thấy công đoạn bạn luôn bị mắc kẹt, và công đoạn bạn thành công nhất, và tại sao.

Benson đã thiết kế Personal Kanban cho các lập trình viên khoảng 10 năm trước đây, nhưng ông nói các nhân viên IT không quan tâm lắm đến nó. Ông đã tiếp tục thiết kế phương pháp của mình – cho đến khi được sử dụng trong các trường học, các tổ chức y tế, các chính phủ, và một loạt lĩnh vực hoạt động theo kiểu dự án.

Benson thích các bảng Kanban thực bằng giấy notes vì “nó sờ được và cảm giác được về không gian và thời gian”, đồng thời nhắc lại các nghiên cứu đã chứng minh chúng ta nhớ được nhiều thông tin hơn khi chúng ta chịu khó viết vào giấy.

Cuối cùng, ông muốn mô hình của ông giúp mọi người tìm thấy bản thân – theo đúng nghĩa đen. Đó là một điều đáng suy nghĩ, ngay cả đối với những người chỉ thích đọc một bài báo về hệ thống thay đổi năng suất, biết rằng chúng ta sẽ chỉ đọc bài này chứ không bao giờ hành động.

Trong khi đó, một cựu đồng nghiệp của ông đã cho ra mắt Lean KanBan University, một chương trình đào tạo Kanban ở mức độ nâng cao hơn. Vài phần mềm quản lý nổi tiếng hiện nay cũng dựa trên hệ thống Kanban, bao gồm Pivotal Tracker và Trello.

Đối với loại bảng kép như hình 2 và 3 dưới đây:

Hình 2 – Một mô hình Kanban kép

Hình 3 – Mô hình Kanban kép bao gồm nhiều Kanban đơn phối hợp chặt chẽ với nhau

Bảng Kanban kép thường là công cụ tối ưu cho các doanh nghiệp vận hành phức tạp, nhiều đầu mối, nhiều bộ phận có liên quan hoặc nhiều khâu trong một dây chuyền sản xuất liên hoàn. Tìm hiểu kỹ thì không có gì phức tạp: bạn cần hiểu nó luôn được vận hành theo 4 nguyên lý hoạt động của bảng Kanban và trong một góc nhìn nào đó, nó chính là sự kết hợp chặt chẽ và chính xác từ những bảng Kanban đơn, đòi hỏi người vận hành bảng Kanban kép phải thận trọng nếu không muốn phá vỡ quy trình sản xuất.

Ưu, nhược điểm của phương pháp Kanban

Ưu điểm:

– Độ chính xác giờ giấc

– Độ chính xác sản phẩm…

– Tiết kiệm tối đa vật tư và nguyên liệu 

– Vòng đời sản phẩm quay nhanh vì khả năng phân tán lao động cao.

Ví dụ một mẫu xe mới nếu như công ty GMC của Mỹ với quy trình quản lý cũ là họ ôm hết từ A đến Z thì sẽ mất 10 năm mới đổi model xe được, thì với Toyota áp dụng Kanban vào phương pháp sản xuất, chỉ cần một hoặc 2 năm là họ có thể thay đổi mẫu mã xe mới toàn bộ, mang lại lợi nhuận tốt hơn cho doanh nghiệp*.

Nhược điểm:

– Đòi hỏi phải có một hệ thống cơ sở hạ tầng của xã hội tốt, hoàn hảo.

– Đòi hỏi toàn dây chuyền sản xuất phải có một hệ thống nhân viên và kỹ thuật viên có trình độ và kiến thức cao, ý thức kỷ luật lao động cao, bởi vì chỉ cần một nhân viên của bộ phận vệ tinh vô kỷ luật, kiểm tra một con ốc không kỹ thì cả dây chuyền phải ngưng làm việc.

– Đòi hỏi Chính phủ, Nhà nước phải có một hệ thống văn bản pháp luật hỗ trợ sản xuất rành mạch, minh bạch và nghiêm minh, một hệ thống nhân viên chính phủ giữ đúng kỷ cương tôn trọng pháp luật. Ví dụ: chỉ cần một nhân viên hải quan làm khó dễ trong lúc chuyển vận hàng hoá là sẽ kéo theo việc ngưng hoạt động toàn bộ dây chuyền liên quan đến toàn bộ quy trình hoạt động ngay lúc đó.

– Đòi hỏi chế độ bảo mật kỹ thuật đối với các bộ phận vệ tinh nghiêm ngặt, nếu không rất dễ bị lộ kỹ thuật ra ngoài.

*Một ví dụ của Toyota:

Kanban là phương pháp quản lý công đoạn sản xuất thực thi bằng các bảng truyền đạt thông tin, các phiếu liên lạc giữa các công đoạn. Trong dây chuyền sản xuất không có chi tiết thiếu hay thừa, toàn xưởng sản xuất không có sản phẩm tồn kho, cũng như không có nguyên vật liệu tồn kho.

Đúng chính xác giờ A thì chi tiết, linh kiện được ráp trên dây chuyền đến công đoạn A, ngay tại thời điểm linh kiện đến công đoạn A thì các bộ phận vệ tinh phải đưa chi tiết (hàng) vào đúng ngay giờ khắc và dây chuyền công đoạn đó, đưa đúng đủ số lượng cần thiết, không dư không thiếu và không thể lệch một phút, khi đến công đoạn B,C,D thì cũng như vậy cho đến khi hoàn thành sản phẩm hoàn chỉnh.

Sản phẩm hoàn thành xong sẽ được giao cho khách hàng hoặc đưa xuống cảng tập trung để xuất khẩu ngay lập tức đúng với hợp đồng, vận đơn đặt hàng. Khôngcó sản phẩm tồn kho trong bãi sản xuất.

Hình 4 – Một sơ đồ sản xuất thực hiện theo Kanban

Xem thêm bài:

• Quản lý quy trình kinh doanh – BPM

 

BIên dịch: Minh Minh

Nguồn Bitrix24